Ticket-System – Zusatzbedingungen

Das Ticket-System ist eine Zusatzfunktion der VelonLabs-Tools. Es betreibt einen Discord-Bot, den du selbst im Discord Developer Portal angelegt hast („dein Bot“), als Support-Ticket-System auf Discord-Servern, auf die du ihn eingeladen hast. Du verwaltest Panels, Kategorien, Rollen, Texte, Transkripte und Protokolle im Discord Studio auf velonlabs.dev. Das Ticket-System läuft mit einem Hosting-Paket deines Bots (Abschnitt 7). Vertragspartner ist XDEVIO DIGITAL Ltd. (vollständige Angaben im Impressum). Ergänzend gelten die Nutzungsbedingungen, die Datenschutzhinweise und die Acceptable Use Policy.

• Du bist Inhaber der Bot-Anwendung und dafür verantwortlich, dass ihre Nutzung den Discord Developer Terms of Service und der Developer Policy entspricht.
• Du setzt das Ticket-System nur auf Servern ein, auf denen du dazu berechtigt bist (Eigentümer oder Recht „Server verwalten“).
• Du informierst die Mitglieder deines Servers in geeigneter Weise darüber, dass Tickets, Formularangaben und Ticket-Verläufe (Transkripte) gespeichert werden und wer darauf Zugriff hat.

• Den Bot-Token speichern wir verschlüsselt. Er wird weder angezeigt noch an KI-Dienste weitergegeben und nur verwendet, um die von dir eingestellten Ticket-Funktionen auszuführen.
• Beim Verbinden tragen wir den Interactions-Endpunkt deiner Anwendung auf unseren Dienst ein und aktivieren – soweit Discord das erlaubt – den Message-Content-Intent für Transkripte. Ein bereits vorhandener fremder Endpunkt wird nur nach deiner ausdrücklichen Bestätigung ersetzt.
• Beim Trennen entfernen wir Endpunkt, Befehl /ticket und Token. Du kannst den Token jederzeit im Developer Portal zurücksetzen.

• Verarbeitet werden Discord-IDs und Anzeigenamen von Ticket-Erstellern und Teammitgliedern, Formularangaben, Ticket-Status und -Ereignisse, Bewertungen sowie – beim Erstellen eines Transkripts – die Nachrichten des Ticket-Kanals einschließlich Links auf Discord-Anhänge.
• Transkripte werden nach der von dir eingestellten Frist (1–365 Tage, Standard 30 Tage) gelöscht; Formularangaben geschlossener Tickets werden nach derselben Frist geleert. Ereignisprotokolle werden nach 365 Tagen gelöscht. Beim Trennen des Bots löschen wir Token, Einstellungen, Ticket-Daten und Transkripte dieses Bots.
• Für die Ticketinhalte deiner Server-Mitglieder bist du datenschutzrechtlich Verantwortlicher; wir verarbeiten sie ausschließlich zur Erbringung des Ticket-Systems nach deinen Einstellungen. Ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO sowie Angaben zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen können unter [email protected] angefordert werden. Einzelheiten stehen in den Datenschutzhinweisen.

• Ist die KI-Ersthilfe aktiviert, werden die Formularangaben des Ticket-Erstellers, seine Folgefragen und der von dir hinterlegte Wissenstext zur Beantwortung an die von uns eingesetzten KI-Dienste übermittelt (siehe Dienstleister). Die Antworten stützen sich nur auf deinen Wissenstext und können unvollständig oder falsch sein; das Team kann jederzeit übernehmen.
• Jede KI-Antwort wird anhand der tatsächlich erfassten KI-Nutzung in Credits von deinem Konto abgerechnet und als „Plugin: TicketSystem“ ausgewiesen. Reichen die Credits nicht, wird das Ticket ohne KI-Antwort an das Team weitergegeben.

Der Betreiber des jeweiligen Angebots schaltet das Ticket-System über einen API-Schlüssel „Plugin: TicketSystem“ frei; ein Widerruf stoppt alle Funktionen sofort. Das Ticket-System befindet sich in der Open Beta. Discord kann Funktionen, Ratenbegrenzungen oder Richtlinien ändern; dadurch können Funktionen zeitweise eingeschränkt sein. Ein Anspruch auf eine bestimmte Verfügbarkeit besteht nicht.

Das Ticket-System läuft wie jeder Bot im Discord Studio nur mit einem aktiven Hosting-Paket deines Bots (Bot Basic, Bot Plus oder Bot Pro). Eine eigene Bot-Version brauchst du dafür nicht. Das Paket wird jeweils für 30 Tage im Voraus in Credits abgerechnet; der Preis wird vor der Buchung angezeigt. Solange dein Plus- oder Max-Plan aktiv ist, ist ein Bot-Basic-Paket je Konto inklusive, Bot Plus und Bot Pro kosten dann nur die Differenz. Laufzeit, Verlängerung, Pause bei fehlenden Credits, Kündigung und Widerruf richten sich nach den Bedingungen für das Discord-Bot-Hosting, die du bei der Buchung bestätigst. KI-Antworten nach Abschnitt 5 werden zusätzlich in KI-Credits abgerechnet.

Ohne aktives Paket (nicht gebucht, gestoppt, wegen fehlender Credits pausiert oder beendet) nimmt dein Bot keine neuen Tickets an, und Erinnerungen sowie automatisches Schließen ruhen. Mitglieder erhalten beim Öffnen eines Tickets einen Hinweis; offene Tickets lassen sich weiter bearbeiten und schließen. Einstellungen, Tickets und Transkripte bleiben nach Abschnitt 4 erhalten. Wir buchen kein Paket ohne deine Bestätigung.

Unzulässig sind insbesondere Spam, das Sammeln von Daten ohne Information der Betroffenen, die Umgehung von Discord-Beschränkungen und jede Nutzung entgegen der Acceptable Use Policy. Bei Verstößen dürfen wir die Funktion sperren.

Du kannst die Verbindung jederzeit im Discord Studio unter Einstellungen › Discord-Verbindung trennen. Dabei werden Einstellungen, Ticket-Daten und Transkripte dieses Bots gelöscht; bereits in Discord gepostete Nachrichten und Kanäle bleiben dort bestehen. Ein gebuchtes Hosting-Paket endet dadurch nicht: Du schaltest seine Verlängerung im Discord Studio unter Einstellungen › Hosting aus oder beendest es dort.